Člani skupine ABPCO, ki so sodelovali na nedavni okrogli mizi, so prepoznali potrebo po osredotočanju konferenc na izmenjavo znanja in učenje, hkrati pa trdili, da so prihodki od razstav pogosto bistveni za uspeh dogodka.
Kot komentira Therese Dolan, skupna predsednica ABPCO: »Gre za bitko med vsebino in potrošništvom, ki se mora začeti s komunikacijo in temeljitim razumevanjem občinstva. Ključno vprašanje je zagotoviti vrednost za vse. Vsebina je običajno gonilo za udeležbo delegatov, vendar morajo razstavljavci videti obisk in povrnitev svoje naložbe. Konference združenj pogosto spremljajo razstave, ker dodajo vrednost udeležencem, hkrati pa prinašajo prihodke, ki koristijo združenju kot celoti in včasih tudi delegatom samim zaradi nižjih kotizacij za konference.«
Okrogle mize ABPCO nudijo članom forum za zbiranje in izmenjavo kompleksnih idej in izzivov v varnem in zasebnem okolju. Dogodek je potekal v Crowne Plaza London – The City. Udeležili so se ga številni interni PCO-ji, ki so želeli kar najbolje izkoristiti svoje konference in razstave. Ključni rezultati so vključevali:
• potrebo po razstavah in njihovih prihodkih kot ključnem delu poslovnega načrta in prihodkov združenja.
• Organizatorji olajšajo predstavitve med udeleženci in razstavljavci.
• Jezik, ki odraža pomen razstavljavcev - se zdi, da imajo partnerji ali sponzorji večjo vrednost.
• Potreba delegatov, da razumejo pomen razstave.
• Pomen ustreznosti - tako glede znanja, ki ga deli konferenca, kot tudi izbire razstavljavcev.
• Izzivi, s katerimi se lahko skladnost zdravstvenega varstva postavi na razstavo.
Shaun Hinds, izvršni direktor Manchester Central, je vodil razpravo in dodal: »Dogodek je resnično uspel in je sprožil veliko zanimivih razprav. Kot kraj, ki ima privilegij gostovati na številnih vodilnih združenjskih konferencah v Združenem kraljestvu, nam je priskrbel neprecenljiv vpogled v to, kako lahko pomagamo organizatorjem pri rasti in izvedbi uspešnih kongresov iz leta v leto. "
Therese zaključuje: »Navsezadnje je na organizatorjih konference, da omogočijo uspeh tako konference kot razstave. Ta okrogla miza je tako kot mnoge druge zajela ogromno vsebine v kratkem času in ponudila dragoceno učenje za vse prisotne. Vendar je bilo jasno, da je najpomembnejši del celotnega procesa potreba skupnosti po zbiranju in komuniciranju. Kar je, resnici na ljubo, ključni element vsakega uspešnega dogodka.”
