Kako učinkovito komunicirati s strankami med dopustom?

slika z dovoljenjem freepik
slika z dovoljenjem freepik

Bistveno je, da strankam nenehno zagotavljate svojo podporo, zlasti v negotovih časih.

To točko sem spoznal po pogovoru s prijateljico o izkušnji, ki jo je imela s svojo računovodkinjo. Potem ko je od HMRC prejela zaskrbljujoče pismo, ki je bilo polno napak in je zahtevalo plačila, ki jih je že opravila, je poiskala pomoč svojega računovodje za nekaj prepotrebnega zagotovila. Kljub temu, da je imela z računovodsko družbo stalni dogovor v višini 125 GBP plus DDV mesečno, je njena prošnja za pomoč, poslana sredi julija, prejela samodejni odgovor, ki je nakazal, da je ekipa na šolskih počitnicah in da bo odgovorila v nekaj dneh. Medtem je njen redni račun prišel brez napak. Minilo je šest delovnih dni, preden je prejela kratko obvestilo, "to preiskujemo," in nato tišino. Dva tedna pozneje je brez nadaljnjih informacij ponovno poklicala le, da bi prejela še eno avtomatsko sporočilo, v katerem je pisalo, da se bo pisarna ponovno odprla 30. avgusta – skupno šest tednov čakanja brez rešitve. Posledično moj prijatelj zdaj išče novega računovodjo.

Komunikacijski nasveti za posel med dopustom

1 Opozori vnaprej

Če ste počitnice načrtovali dovolj vnaprej ali pa ste se šele pred kratkim odločili za pobeg, je ključnega pomena, da o tem obvestite svojo ekipo čim prej. Čakanje do zadnjega trenutka z napovedjo dvotedenskega dopusta lahko povzroči nepotreben stres in obremenitev vaših sodelavcev, ki bodo morali ob vaši odsotnosti opravljati vaše naloge. Ustrezen čas za pripravo je bistvenega pomena za vse vpletene, nenazadnje za tiste, ki opravljajo dodatno delo za zagotavljanje neprekinjenega poslovanja.

Priporočljivo je, da svoje sodelavce obvestite vsaj mesec dni pred odhodom, še posebej, če igrate pomembno vlogo v vaši organizaciji. Da bi se izognili kakršnim koli spregledom, nastavite opomnike za obveščanje svoje ekipe v tednih in dneh pred vašim dopustom, kar pomaga zagotoviti nemoten prehod in preprečiti morebitna nepričakovana presenečenja.

2 Dodelite dela in naloge

Poskrbite, da bo vsaka podrobnost natančno obdelana. Izvedite celovite priprave na vsak scenarij, obveznost ali morebitno težavo, ki bi se lahko pojavila. Prevzemite pobudo pri izbiri sodelavcev, jih usmerjajte, da prevzamejo določene vloge, in vložite čas v njihovo celovito usposabljanje glede nalog, ki jim jih zaupate. Če nekdo posreduje pri interakciji z vašimi strankami, jih opremite z vsemi potrebnimi informacijami o edinstvenih zahtevah in pričakovanjih vsake stranke. Če bi projekt, ki ga vodite, začasno vodila druga oseba, ji zagotovite izčrpen kontrolni seznam neporavnanih ciljev.

Pripravite obsežen vodnik s podrobnostmi o lokacijah bistvenih datotek, stikih za različne projekte in postopkih za ravnanje v nujnih primerih. Cilj je preprečiti, da bi poplava nujnih vprašanj zmotila vaš mir med počitnicami. S previdnim pristopom zagotovite, da so vaše odgovornosti v zanesljivih rokah, kar vam omogoča mir.

3 Vnaprej pripravite komunikacijske kanale

Če med dopustom ne morete prenehati komunicirati s strankami, poskrbite, da boste lahko potrebna pisma in dokumente prejeli kjerkoli. Zdaj obstaja celo a FAKS iz iPhona: aplikacija za faksiranje, ki lahko nadomesti faks. Ta spletni faks je mogoče prosto obdelati, sprejeti in poslati s pametnega telefona. Če imate aplikacijo za faks in iPhone, imate vse, kar potrebujete za delo z dokumenti. Podobno kot v tem primeru bi morali razmisliti o načrtu komuniciranja z drugimi vrstami komuniciranja s strankami.

4 Sestavite načrt za vrnitev na delo

Vrnitev v pisarno po nekaj dopusta se pogosto zdi zastrašujoča. Verjetno vas bo pozdravil plaz neprebranih e-poštnih sporočil, glasovnih sporočil, beležk, posodobitev, izzivov in nujnih poizvedb.

Da bi se lažje vrnili v potek dela, je pametno, da si pripravite strategijo za to, kaj vas čaka po odmoru. Razmislite o pripravi seje za poročanje z nekaj člani ekipe, da se seznanite s pomembnimi dogodki med vašo odsotnostjo. Dajte prednost organiziranju mape »Prejeto«, da se najprej osredotočite na najbolj kritična e-poštna sporočila. Ohranjanje pregledne in odprte komunikacije z vašo ekipo je ključnega pomena, saj vam omogoča, da temeljito razumete razvoj in napredek pri projektih ali odgovornostih, od katerih ste bili oddaljeni.

5 Nastavite glasovno pošto za odsotnost

Zagotovite, da je pokrita vsaka baza in se temeljito pripravite na vse možne scenarije, naloge ali krize. Sodelujte s sodelavci, jim dodelite posebne naloge in zagotovite celovito usposabljanje za naloge, ki jim jih zaupate. Če vas bo nekdo zastopal na sestankih strank, jih podrobno seznanite z edinstvenimi zahtevami in željami strank. Če drug sodelavec prevzame vodenje določenega projekta v vaši odsotnosti, mu priskrbite izčrpen seznam opravil s podrobnostmi o vsaki nalogi, ki jo je treba dokončati.

Pripravite obsežen vodnik s podrobnostmi o lokaciji pomembnih datotek, kontaktnih točkah za različne projekte in postopkih za ravnanje v nujnih primerih. Cilj je, da se izognete poplavi nujnih e-poštnih sporočil, ki bi motila vašo sprostitev na plaži. Bolj pametno je biti previden in zagotoviti, da so vaši projekti v spretnih rokah, preden odidete.

zaključek

Vnaprejšnje obveščanje strank o vaši nedosegljivosti je preudarna praksa. Ko sem na primer odsoten na dopustu, se moje redne stranke že zavedajo, da v tem obdobju ne bodo mogle načrtovati nobenih coaching seans. Nastavil sem samodejni e-poštni odgovor za potrditev prejetih sporočil in navedel datume, ko bom odsoten iz pisarne. Za tiste, ki imate nujna vprašanja, je v odgovoru navedena kontaktna številka. Sporočila, poslana na to številko, mi bodo poslana SMS in zavezujem se, da bom odgovoril v 24 urah.

O avtorju

Linda Hohnholz

Odgovorni urednik za eTurboNews s sedežem na sedežu eTN.

Prijavi se
Obvestite
gost
0 Komentarji
Vgrajene povratne informacije
Oglejte si vse komentarje
0
Prosim, prosim, komentirajte.x
Delite z ...