To je veliko trdega dela in ti poslovni potniki so pogosto izpostavljeni številnim nevšečnostim. Na srečo v digitalni dobi obstaja aplikacija za vse. Poglejmo, od katerih petih programov imajo ameriški poslovni potniki največ koristi.
1. VPN
Programska oprema VPN je zasnovana tako, da šifrira podatke in prikrije vaš naslov IP, kar vam zagotavlja varnost, hkrati pa vam omogoča, da »pretentate« internet, da verjame, da ste nekje drugje.
Glavni razlog, zakaj ljudje uporabljajo VPN (kljub vsem pogovorom o kibernetski varnosti), je ta, da vam dajejo možnost, da se izognete geografsko omejeni vsebini. Nekateri ustvarjalci vsebine ali cele platforme omejujejo dostop glede na regijo. Z VPN bodo verjeli, da ste nekje drugje.
Za poslovnega potnika bi to lahko pomenilo razliko med možnostjo dostopa do pomembnega poročila ali platforme ali nezmožnostjo dostopa do tega. Nekatere od teh platform so ključne za delo, kar pomeni, da se izpostavljate veliko večji težavi, kot ste sprva pričakovali.
Poslovni potniki uporabljajo tudi veliko javnega brezžičnega omrežja, saj na potovanju niso pravi gospodarji svojega časa. Zato vam bo ta dodatna plast šifriranja prav prišla. Tako boste naslednjič, ko boste morali delati v kavarni ali se prijaviti v platformo podjetja iz hotelskega preddverja, vedeli, da je vaša povezava varna.
Edini izziv, ki ostane, je iskanje najboljših aplikacij VPN, izberete tisto, ki vam je najbolj všeč, in jo prenesete v svoje naprave.
2. Programska oprema za upravljanje stroškov
Ko potujete zaradi službe, pogosto potujete na stroške podjetja, kar pomeni, da morate dokazati, kam je šel vsak dolar. Dovoljeno vam je najeti avto, vendar morate pokazati dokazilo. Uber lahko plačate, vendar morate pokazati dokazilo o transakciji. Enako velja za vsakega drugega stroški službenega potovanja.
Programska oprema za upravljanje stroškov vse to zelo olajša. Glavni razlog za to je, da lahko nanj povežete vse ustrezne račune in kartice, zahvaljujoč tehnologiji OCR pa lahko celo skenirate fizične račune. Prihranek časa je izjemno pomemben med službenim potovanjem.
Prav tako je treba omeniti, da je zelo enostavno izgubiti sled za svojo porabo, če cene niso v vaši lastni valuti. S programsko opremo je lažje ostati v proračunu.
Je pa zelo pomembno, da ločite zasebno od poslovne porabe. Seveda je plačilo večerje ali celo kemično čiščenje vaše srajce lahko strošek reprezentance; vendar nakup spominka za vašega zakonca ali poraba denarja igralnice brez preverjanja osebne izkaznice ne more.
Kaj počnete s svojim denarjem (tudi ko potujete poslovno), nikogar ne zanima. Vendar pa morate biti zelo previdni pri sredstvih podjetja in hraniti vsak račun. Pri tem vam lahko pomaga dobra programska oprema za upravljanje stroškov.
3. Komunikacijska orodja
Naslednja pomembna točka na seznamu so komunikacijska orodja.
Prvič, tako ostaneš v stiku z ljudmi na sedežu. V preteklosti je podjetje osebi, ki so jo poslali, dalo popolno avtonomijo ali smernice, kako naj ravna in s čim se lahko strinja. Zdaj lahko preprosto vnesejo vprašanje in v nekaj sekundah prejmejo odgovor.
Drugič, medtem ko je bila oseba odsotna, ni bila pripravljena na kakršno koli delo ali sodelovanje. Čeprav popolnoma nasprotujemo zamisli, da bi ljudi med službenim potovanjem nadlegovali z vsakdanjimi opravili, se s sodobnimi orodji za konference lahko celo udeležijo sestankov.
Prav tako jim ni treba preživeti prvega večera doma za oddajo poročil. Namesto tega lahko to storijo iz svoje hotelske sobe.
Nazadnje so službena potovanja močno vplivala na zasebno in družabno življenje. Pri komunikacijskih orodjih temu (v tej meri) ni več tako. Še vedno lahko prejmejo videoposnetek otrokove igre v osnovni šoli, sodelujejo v dejavnosti deljenja memov v skupinskem klepetu in celo preverijo, kako napreduje njihova najljubša športna ekipa.
Najpomembnejša stvar je, da imate nekaj pravil o tem, katera orodja se za kaj uporabljajo.
4. Programska oprema za prevajanje
Sodobno prevajalsko programsko opremo poganja tehnologija umetne inteligence, zaradi česar so neverjetno izpopolnjeni in precej natančni. Vidite, sodobna programska oprema lahko upošteva kontekst in geolokacijo, kar omogoča veliko natančnejšo interpretacijo. Tudi fraze, idiome in nekatere pogovorne izraze je mogoče pravilno prevesti.
Prvič, to je veliko ceneje kot prevajalec. Seveda ni tako zanesljiv, a spet ni vsak tolmač tako dober, in na ta način boste dosegli vsaj veliko višjo raven doslednosti.
Drugič, noben prevajalec ne bo z vami 24/7, vendar boste imeli telefon vedno na dosegu roke. Nočete gnjaviti prevajalca (ne glede na to, koliko mu plačate) samo z vprašanjem, kaj pomeni napis na hodniku. S telefonom in aplikacijo vam takih stvari ni treba upoštevati.
Nazadnje, s pomočjo funkcij glas-v-besedilo in besedilo-v-glas se lahko preprosto pogovarjate z drugo stranko v kakršni koli obliki, ki se vam zdi primerna.
5. Shranjevanje v oblaku in storitve za skupno rabo datotek
Prva stvar, ki jo morate razumeti, je, da je shranjevanje v oblaku priročno tudi za ljudi, ki ne potujejo poslovno. Pravzaprav leta 2024 skoraj ni razloga, da tega ne bi bilo hranite vse svoje datoteke v shrambi v oblaku.
Predstavljajte si, da vam ukradejo telefon. To je že scenarij nočne more, a ena stvar, ki bi ga poslabšala, je izguba vseh podatkov v telefonu. Ne govorimo samo o dokumentih, povezanih z delom, ki bi vas spravili v svet težav. Govorimo tudi o zasebnih fotografijah in dopisovanju. Tam bi lahko imeli veliko spominov, vključno z nekaterimi ljudmi, ki jih ni več tam.
Včasih boste potrebovali dokument ali poročilo in najboljši način za izmenjavo datotek z ljudmi doma je prek te platforme. To je tudi najvarnejši način za to, kar je še posebej pomembno, ker gre za datoteke podjetja.
Prav tako ne želite, da nekaj potrebujete samo zato, da se spomnite, da je v vašem domačem računalniku ali pisarniškem namizju. Tako so vse vaše datoteke na voljo, dokler imate dostop do interneta, in, priznajmo si, leta 2024 imate vedno dostop do interneta.
Teh pet orodij je minimum, obstaja pa še več
Teh pet orodij smo izločili, ker so bistvenega pomena in ne bi smeli niti pomisliti, da bi se odpravili na poslovno potovanje, ne da bi vsa bila nameščena v vašem računalniku. Seveda ne potrebujete prevajalske programske opreme, če ste na domačem potovanju ali v državi, ki govori vaš jezik, vendar imate verjetno nekaj takega nameščeno v osnovnem paketu v vašem OS.
Poleg tega želite tudi navigacijsko orodje, platformo za upravljanje časa in CRM. Kljub temu je lahko tudi samo teh pet dovolj dobrih.
